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PowerPointテクニック:ファイルの表示を高速化する方法

Microsoft Office (26) PowerPoint (7) プレゼンテーション (1) 発表 (2) 高速化 (1)

PowerPointファイルは、図形の数が多かったり、ページ数が多かったり、マスターページの作り方が悪かったりすると、重くて遅いプレゼンテーションファイルができあがることがあります。

具体的に最も困るのは、発表時にページ送りが遅くなることです。 「Enter」を押してから実際にページが変わるまでのタイムラグは、発表がやりにくくなる原因になります。今回は、そんな表示の遅さを回避するテクニックを紹介します。

高速化する方法

というわけで、一番おすすめなのが画像化プレゼンテーションです

「ファイル>名前を付けて保存」で、「ファイルの種類:PowerPoint画像化プレゼンテーション (*.pptx)」を選択して保存するだけです。すると、編集していたpptxファイルとは別に、新しく.pptxファイルができ上がります。

このように保存すると、各ページのスクリーンショット画像が1ページ1ページに配置されたプレゼンテーションができ上がります。つまり、ページ送りがただ画像を表示するだけになるので、一気にページ送りが高速化されます

発表直前に画像化を

発表直前までパワーポイントを編集している場合は、もうこれで発表しようと決めたら、画像化プレゼンテーションとして保存して、発表に備えてください。ページ数によっては画像化プレゼンテーションとして保存するのに時間がかかる場合があるので、二度手間を避けるためです。

そのほかのメリット

画像化プレゼンテーションには、表示を高速化する以外にも、いろいろなメリットがあります。

発表トラブル防止

配置したはずの図形がプレゼンテーション表示するときだけ抜け落ちてしまったり、文字の表示位置がずれてしまったりする問題を防ぐことができます。

再現性の向上

また、フォントが無い環境での表示を想定してフォントを埋め込むしかなかったり、旧形式ではどう扱われるかよくわからない図形があったりという、他の環境での再現性に不安があるときに利用すれば、再現性の向上という効果も狙えます。

一度画像化されたファイルを確認できるので、色の完全な再現は表示環境の問題でちょっとまぁ別だとしても、配置などについては、安心して他の環境でどう表示されるかをチェックできると思います。

旧バージョンでの再現性を高めたい場合は、画像化プレゼンテーションを作った後に、旧形式として再保存してください(2003以前の環境が手元にないので試してみることができないのですが、画像が表示できなかったり、たった1枚の画像がズレてしまうこともなさそうですし、画像に変換しているという原理的にも、再現性は非常に高いと思われます。ただ、アニメーションはやはり諦めざるを得ないかと。画像化プレゼンテーションは、まるで印刷したかのような性質があるので、パワーポイント形式のハンドアウトみたいですね。)

まとめ

個人的にはPowerPointで発表するときには必須のテクニックだと思っています。画像化するためアニメーションを使う人はちょっと駄目だと思いますが、是非お試しあれ。

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